Begin met de uitgangssituatie van de warmtepomp
Bij de overdracht van een woning krijgt u niet altijd een compleet technisch dossier van de warmtepomp mee. Soms liggen handleidingen, facturen en onderhoudsrapporten netjes bij elkaar; soms is alleen duidelijk dat er ergens een binnenunit, buitenunit of bodemgebonden systeem aanwezig is. De eerste stap is daarom niet gokken wanneer onderhoud nodig is, maar vaststellen met welke installatie u te maken heeft.
Probeer merk, model en serienummer te vinden op de beschikbare documentatie, het toestel of de plek die de fabrikant daarvoor aanwijst. De locatie verschilt per merk en model. NIBE vermeldt bijvoorbeeld voor zijn lucht/water-warmtepompen dat het serienummer bij service en ondersteuning nodig is en in het informatiemenu of op een serienummerplaatje kan staan; voor een ander merk of producttype kan dat anders zijn.
Handig om als nieuwe eigenaar te verzamelen
- Merk en exact model van de warmtepomp en, waar van toepassing, de binnen- en buitenunit.
- Serienummer of serienummers, voor zover die zonder demontage en volgens de fabrikantdocumentatie toegankelijk zijn.
- Het warmtepomptype, bijvoorbeeld hybride, all-electric/lucht-water, bodem, ventilatie, lucht-lucht of warmtepompboiler.
- Handleidingen, opleverdocumenten en eventuele inbedrijfstellingsgegevens die bij de woning zijn achtergelaten.
- Onderhoudsrapporten, werkbonnen en facturen van eerdere onderhouds- of reparatiewerkzaamheden.
- Naam van de oorspronkelijke installateur of eerdere onderhoudspartij als die uit documenten blijkt.
- Datum van het laatst aantoonbare onderhoud, zonder een ontbrekende datum zelf te reconstrueren.
- Bekende reparaties, vervangen onderdelen of openstaande aandachtspunten, alleen voor zover daar betrouwbare informatie over is.
Drie situaties na de sleuteloverdracht
| Situatie | Wat weet u? | Praktische vervolgstap |
|---|---|---|
| Historie is goed bekend | U heeft recente rapporten, toestelgegevens en een duidelijke datum van het laatste onderhoud. | Bewaar de gegevens, controleer welk onderhoudsritme bij uw installatie en nieuwe onderhoudspartij hoort en leg toekomstige werkzaamheden vanaf nu consequent vast. |
| Onderhoud is langer geleden | U weet dat de warmtepomp een tijd niet aantoonbaar is onderhouden, maar de installatie werkt normaal. | Laat de actuele uitgangssituatie beoordelen in plaats van alleen op het aantal verstreken jaren te varen. Een fabrikant- of modelspecifiek interval kan verschillen. |
| Historie ontbreekt | U weet niet wanneer onderhoud is gedaan, wie de installatie kent of wat eerder is gerepareerd. | Start met betrouwbare toestelgegevens en een eerste opname door de partij die het vervolgonderhoud gaat verzorgen. Vul onbekende historie niet achteraf als feit in. |
Wat als al jaren geen onderhoud is gedaan?
Weet u zeker dat de warmtepomp langere tijd geen onderhoud heeft gehad, dan is dat een goede reden om de actuele onderhoudssituatie opnieuw te laten vaststellen. Het is niet verstandig om op basis van alleen “twee jaar”, “drie jaar” of een ander vast aantal jaren te concluderen welke technische werkzaamheden nodig zijn. Onderhoudsbehoefte en voorgeschreven intervallen kunnen per systeem, fabrikant en model verschillen.
Werkt de warmtepomp op dit moment normaal, zonder foutcode, lekkage of uitval, dan kunt u de vraag behandelen als onderhoud en overdracht. Is er wel een concrete technische klacht, dan verandert de route: een onderhoudsbeurt is geen vervanging voor storingsdiagnose.
Wat als er mogelijk nog nooit onderhoud is uitgevoerd?
Als niemand kan aantonen dat er ooit onderhoud is uitgevoerd, behandel dat dan als onbekende historie. “Geen papieren gevonden” is niet hetzelfde als “er is nooit onderhoud geweest”. Vraag de verkoper of vorige eigenaar nog naar digitale facturen, werkbonnen, onderhoudsrapporten of de naam van een installateur, maar maak het vervolg niet afhankelijk van informatie die niet meer te achterhalen is.
U kunt vanaf de huidige situatie opnieuw een betrouwbaar dossier opbouwen. Het aparte artikel Onderhoudshistorie en logboek van uw warmtepomp laat zien welke gegevens en documenten u daarvoor praktisch kunt bewaren.
Waarom een intake past bij een voor ons onbekende installatie
Warmtepomp Totaal gebruikt een intake wanneer de warmtepomp niet in de afgelopen 12 maanden door Warmtepomp Totaal zelf is onderhouden. Dat is dus ook de normale route wanneer u een woning koopt met een installatie die wij nog niet kennen, of wanneer u niet weet wie het eerdere onderhoud heeft uitgevoerd.
Tijdens die intake brengen we volgens de actuele dienstverlening onder meer merk, type, model en serienummer waar toegankelijk, het warmtepomptype, de globale installatieopbouw, bereikbaarheid en zichtbare technische staat in kaart. Ook kunnen actuele foutmeldingen en beschikbare storingshistorie worden bekeken waar relevant. De uitgangsgegevens worden vastgelegd in een onderhoudsdossier en daarna wordt bepaald wat een passende vervolgstap voor regulier onderhoud is.
Bekijk de intake en actuele onderhoudsprijzen
Wat is het verschil tussen intake en onderhoudsbeurt?
| Stap | Wanneer bij Warmtepomp Totaal? | Doel |
|---|---|---|
| Intake · €69 incl. btw | Als Warmtepomp Totaal de warmtepomp niet in de afgelopen 12 maanden zelf heeft onderhouden. | Installatie in kaart brengen, zichtbare technische uitgangssituatie vastleggen, onderhoudsdossier aanmaken en bepalen wat passend vervolg is. |
| Onderhoudsbeurt · €179 incl. btw | Als Warmtepomp Totaal de installatie in de afgelopen 12 maanden zelf heeft onderhouden. | Regulier gepland onderhoud aan een installatie die bij Warmtepomp Totaal al bekend is. |
Wilt u vooral weten welke controles en werkzaamheden bij regulier onderhoud kunnen horen? Lees dan wat er gebeurt bij een onderhoudsbeurt van een warmtepomp. De concrete dienst, prijs en afbakening van Warmtepomp Totaal staan op de prijzenpagina.
Kan een andere partij het onderhoud van de bestaande warmtepomp overnemen?
Ja, Warmtepomp Totaal biedt onderhoud aan bestaande warmtepompen van de merken en typen die op de actuele website als ondersteund staan. Dat een andere installateur de warmtepomp oorspronkelijk heeft geplaatst, sluit onderhoud door Warmtepomp Totaal dus niet op voorhand uit.
Bij een installatie die wij niet in de afgelopen 12 maanden zelf hebben onderhouden, starten we eerst met de intake. Dat voorkomt dat regulier onderhoud wordt ingepland alsof de technische uitgangssituatie en installatieopbouw al bij ons bekend zijn.
Wanneer is dit geen gewone onderhoudsvraag meer?
Leg vanaf nu vast wat wél bekend is
Een onvolledige historie hoeft niet voor altijd onvolledig te blijven. Zodra de huidige uitgangssituatie betrouwbaar is vastgelegd, kunt u vanaf dat moment werkbonnen, rapporten, reparaties en relevante wijzigingen bij elkaar houden. Daardoor wordt bij een volgende onderhoudsbeurt duidelijker wat eerder is gezien en gedaan.
Meer over het onderhoudsmoment zelf leest u in Heeft een warmtepomp onderhoud nodig?. Voor het structureel bijhouden van documenten gebruikt u het artikel over onderhoudshistorie en logboek.
Veelgestelde vragen na aankoop van een woning met warmtepomp
Moet ik direct onderhoud laten uitvoeren als ik een huis met warmtepomp koop?
Niet alleen de woningoverdracht bepaalt dat. Stel eerst vast welke installatie u heeft, welke onderhoudshistorie bekend is en of de warmtepomp normaal werkt. Warmtepomp Totaal start bij een installatie die het niet in de afgelopen 12 maanden zelf heeft onderhouden met een intake om de uitgangssituatie vast te leggen.
Wat als ik niet weet wanneer de warmtepomp voor het laatst is onderhouden?
Behandel de onderhoudshistorie dan als onbekend. Verzamel merk, model, serienummer waar toegankelijk en alle documenten die u wel heeft. Vul geen onderhoudsdatum in op basis van een vermoeden. Een intake kan vervolgens de huidige technische uitgangssituatie vastleggen.
Wat als de warmtepomp al jaren geen onderhoud heeft gehad?
Laat de actuele situatie beoordelen en baseer de vervolgstap niet alleen op het aantal verstreken jaren. Onderhoudsbehoefte en fabrikantinstructies verschillen per systeem en model. Bij een concrete storing is eerst storingsbeoordeling nodig.
Wat als er mogelijk nog nooit onderhoud is gedaan?
Als dat niet aantoonbaar is, noteer dan dat de historie onbekend is in plaats van te stellen dat er nooit onderhoud is geweest. Start vanaf de huidige situatie met betrouwbare gegevens en bouw vanaf daar een onderhoudsdossier op.
Kan Warmtepomp Totaal onderhoud overnemen van een andere installateur?
Warmtepomp Totaal onderhoudt bestaande installaties van de ondersteunde merken en typen. Als de warmtepomp niet in de afgelopen 12 maanden door Warmtepomp Totaal zelf is onderhouden, start de huidige dienstverlening met een intake.
Wat is het verschil tussen een intake en een onderhoudsbeurt?
De intake brengt een voor Warmtepomp Totaal niet recent bekende installatie in kaart en legt de uitgangssituatie vast. De reguliere onderhoudsbeurt is gepland onderhoud aan een installatie die Warmtepomp Totaal in de afgelopen 12 maanden zelf heeft onderhouden.
Bronnen en actuele dienstverlening
- Warmtepomp Totaal — Prijzen warmtepomp onderhoudgeraadpleegd 30 september 2026
- NIBE — Waar vind ik het serienummer van mijn NIBE lucht/water warmtepomp?geraadpleegd 30 september 2026